Sichere Kommunikation

Die Gemeinde Gräfelfing bietet Möglichkeiten zur elektronischen Kommunikation an.

Nach Art. 16 Satz 1 BayDiG ist jede Behörde verpflichtet, einen Zugang für die Übermittlung elektronischer sowie im Sinne des Artikel 3a Abs. 2 BayVwVfG schriftformersetzender Dokumente zu eröffnen.

Die Gemeinde Gräfelfing hat zur Kommunikation den elektronischen Zugang nach Maßgabe folgender Rahmenbedingungen eröffnet.

Zugänge im Sinne der Zugangseröffnung sind die/das von der Gemeinde Gräfelfing publizierte/n:

• E-Mail-Adressen
• Sicheres Kontaktformular
• Online-Formulare
• Besonderes elektronisches Behördenpostfach

Ein De-Mail-Zugang gemäß De-Mail-Gesetz (De-Mail-G) wird nicht eröffnet.

Zu unterscheiden ist dabei grundsätzlich zwischen formfreien (I.) und formgebundenen Schreiben (II.):

I. Formfreie Schreiben

1. E-Mail

E-Mails werden unverschlüsselt übertragen und können daher auf ihrem Übertragungsweg von Dritten eingesehen und manipuliert werden.

Sie sollten deshalb niemals personenbezogene Daten, vertrauliche Dokumente oder Inhalte per unverschlüsselter E-Mail versenden!

Zudem können wir bei einer E-Mail Ihre Identität nicht feststellen und wissen nicht, wer sich hinter einer E-Mail-Adresse verbirgt.

Wie viele E-Mail-Anbieter setzen auch wir Filter gegen unerwünschte Werbung („SPAM-Filter“) ein, die unter Umständen auch normale E-Mails fälschlicherweise als unerwünschte Werbung einordnen. E-Mails, die Schadsoftware enthalten, werden in jedem Falle automatisch gelöscht.

Aufgrund der Unsicherheiten im E-Mail-Verkehr ist eine sichere und rechtsverbindliche Kommunikation per E-Mail mit der Gemeinde Gräfelfing grundsätzlich ausgeschlossen.

Nutzen Sie für förmliche Anliegen stattdessen bitte eine der im Folgenden (Punkte II. und III.) beschriebenen Möglichkeiten.

II. Formgebundene Schreiben mit Schriftformersatz

Die durch das am 01.08.2022 in Kraft getretene Bayerische Digitalgesetz (BayDiG) zusätzlich eröffneten Möglichkeiten zur schriftformersetzenden Kommunikation mit der Gemeinde Gräfelfing werden hier Berücksichtigung finden und dargestellt werden, sobald diese auch faktisch nutzbar sind.

1. "Sicheres Kontaktformular“ (mit Bayern-ID)

Für die sichere Kommunikation mit der Gemeinde Gräfelfing verwenden Sie das sichere Kontaktformular. Sie können Anträge oder Unterlagen online an die Gemeinde senden. Dieser Dienst erfüllt die Vorgaben des BayDiG in Art. 16 zur elektronischen Kommunikation in Schriftform ersetzender Form.

Sobald Sie über den Formularassistenten die elektronische Einreichung an uns initiieren, wird das Eingabeformular in ein Formular im PDF Format umgewandelt und als E-Mail-Anhang mit einer S/MIME auf Basis von AES inhaltsverschlüsselten und signierten E-Mail an unser elektronisches Postfach versandt.

Zur Signatur dient ein Zertifikat der Bayerischen Verwaltungs Public KeyInfrastructure (Bayer. Verwaltungs PKI) auf Basis von RSA bei einer Schlüssellänge von 2048 BIT. Das E-Mail Postfach, das zum sicheren Versand von Formularen an uns genutzt wird, wird technisch vom Landesamt für Digitalisierung, Breitband und Vermessung, IT-Dienstleistungszentrum des Freistaats Bayern betrieben.

Wenn Sie einer elektronischen Kommunikation mit Ihnen bei der Einreichung von Formularen an uns zustimmen, erhalten Sie auf umgekehrtem Weg (Rückkanal) über dieses gesicherte E-Mail Postfach verschlüsselte Nachrichten, die dann in Ihrem Postfach des BayernPortals für Sie zum Abruf bereit liegen. In beiden Fällen werden im E-Mail Postfach selbst keine Nachrichten aufbewahrt.

Unabhängig von der Erteilung einer Zustimmung zur elektronischen Kommunikation erhalten Sie in Ihr Postfach des BayernPortals eine Bestätigung über die erfolgreiche Einreichung von elektronischen Nachrichten an uns.

2. Qualifizierte elektronische Signatur

Um die Schriftform elektronisch zu ersetzen, genügt nach Art. 3a Abs. 2 Sätze 2 und 3 BayVwVfG ein elektronisches Dokument, das mit einer qualifizierten elektronischen Signatur gemäß Vertrauensdienstegesetz (VDG) i.V.m. Art. 3 Nr. 12 der Verordnung (EU) Nr. 910/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23.07.2014 versehen ist. Die Signierung mit einem Pseudonym, das die Identifizierung der Person des Signaturschlüsselinhabers nicht unmittelbar durch die Behörde ermöglicht, ist nicht zulässig.

Es werden nur Signaturen von akkreditierten Zertifizierungsdiensteanbietern akzeptiert.

Wir weisen darauf hin, dass eine qualifizierte elektronische Signatur alleine keine Verschlüsselung des Inhalts Ihrer Nachricht bzw. Anlagen bewirkt!

Um ein signiertes Dokument (z.B. eine signierte PDF-Datei) anschließend auf sicherem Wege verschlüsselt an uns zu übermitteln, empfehlen wir Ihnen, die Uploadfunktion eines unserer Kontaktformulare zu verwenden (siehe II.2.).

3. Besonderes elektronisches Behördenpostfach

Die Gemeinde Gräfelfing ist über ihr besonderes elektronisches Behördenpostfach (kurz: beBPo) erreichbar. Weitere Informationen finden Sie hier.

III. Verschlüsselte Kommunikation (ohne Schriftformersatz)

1. Online-Formulare

Die Gemeinde Gräfelfing stellt Ihnen intelligente Online-Formulare zur Verfügung. Das Angebot wird laufend und schrittweise erweitert. Sie finden die Online-Formulare über unsere Homepage und das BayernPortal. Im Rahmen der Einreichung findet eine sichere, verschlüsselte Übertragung Ihrer Daten statt.

2. Bayern-PKI

Mit S/MIME verschlüsselte E-Mails können Sie schicken an rathaus@graefelfing.bayern.de. Weitere Informationen zur S/MIME-verschlüsselten E-Mail-Kommunikation mit der Gemeinde Gräfelfing finden Sie hier.

IV. Rahmenbedingungen für die elektronische Kommunikation

Die Gemeinde Gräfelfing nimmt E-Mails in den Formaten "Text" und "HTML" an. Aus Gründen der IT-Sicherheit werden keine Dateien mit Makros oder automatisierten Abläufen (Scripte, Programme) angenommen. E-Mail-Anhänge werden bei formfreien Schreiben in folgenden Dateiformaten entgegengenommen:

• Word für Windows (*.docx)
• Excel für Windows (*.xlsx)
• Portable Document Format (*.pdf)
• Textdateien im Format ANSI (*.txt)
• Rich Text Format (*.rtf)
• Joint Photographic Expert Group (*.jpg)
• Graphics Interchange Format (*.gif)

E-Mail-Anhänge werden bei formgebundenen Schreiben nur im Dateiformat (*.pdf) entgegengenommen und nur wenn die qualifizierte elektronische Signatur in das PDF-Dokument integriert ist (PDF-inline).

Weitere Formate sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Empfangsstelle zulässig. In allen zulässigen Formaten dürfen keine automatisierten Abläufe oder Programmierungen (sog. Makros) verwendet werden.

E-Mails werden nur bis zu einer Gesamtgröße von 10 Megabyte angenommen. Falls Sie größere Datenmengen übermitteln wollen bitten wir Sie, sich mit uns in Verbindung zu setzen. Sie erhalten dann einen Upload-Link.

Dateien in den genannten Formaten können durch Komprimierungsprogramme in den Dateigrößen verringert (gepackt) werden. Hierbei ist das 7z-Format zu wählen. Selbstentpackende Archive werden nicht angenommen. Passwortgeschützte Datei-Archive werden nicht entgegengenommen.

Der Austausch von Daten über Onlineverfahren und -formulare, die unter www.graefelfing-digital.de angeboten werden, erfolgt grundsätzlich verschlüsselt (HTTPS/SSL) und ist so vor Mitlesen und Manipulation geschützt.

Wird per E-Mail an die Gemeinde Gräfelfing herangetreten, geht die Gemeinde Gräfelfing davon aus, dass die Kommunikation auf diesem Wege stattfinden kann, soweit gesetzliche Vorschriften dem nicht entgegenstehen.

Wegen der generellen Unsicherheit im E-Mail-Verkehr kann nicht gewährleistet werden, dass eine versandte E-Mail den Adressaten erreicht. Es kann vorkommen, dass Inhalte unvollständig und verzögert ankommen. Überprüfen Sie also, ob für Ihre Zwecke das E-Mail tatsächlich die geeignete Versandart ist, versichern Sie sich gegebenenfalls telefonisch, ob Ihre E-Mail den Adressaten erreicht hat.

Sofern eine E-Mail nicht zustellbar ist, werden Sie durch den Empfänger oder automatisiert durch unseren Server darüber informiert. Dieser Fall kann z.B. durch Computerviren, allgemeine technische Probleme oder Abweichungen von den technischen Rahmenbedingungen ausgelöst werden. Im Falle von echten Spam-Mails wird der Absender selbstverständlich nicht über die abgewiesene Mail benachrichtigt. Sollte Ihre Mail für längere Zeit unbeantwortet bleiben, so wurde sie vermutlich fälschlicherweise ausgefiltert. In diesem Fall bitten wir Sie um telefonische oder schriftliche Rückmeldung bei der Gemeinde oder direkt bei Ihrem zuständigen Sachbearbeiter.